Connexion avec AFAS Profit

UMRA offre la possibilité de créer un lien entre AFAS Profit et tous les comptes utilisateurs dans le réseau. Ce lien permet à UMRA de détecter les changements dans AFAS Profit, qui seront automatiquement répercutés sur l’ensemble du réseau selon des procédures prédéfinies. Exemples de changements et procédures:

Tools4ever propose un certains nombre de procédures prédéfinies qui peuvent être adaptées à la situation spécifique de l’organisation dans l’optique de s’aligner avec les processus de gestion des comptes utilisateurs.

Bénéfices d’une liaison automatique:

Des délais d’attentes plus courts pour créer les comptes – Les changements (nouvelle arrivée, départ, mutation etc.…) sont la plupart du temps enregistrés méticuleusement par le service RH dans AFAS Profit. A partir de leur premier jour de travail dans l’organisation, les collaborateurs seront listés dans le SIRH. En établissant un lien entre le SIRH et le système de gestion des comptes utilisateurs, les changements sont implémentés immédiatement et sans erreurs. Le compte utilisateur du collaborateur est créé dès son premier jour de travail avec des règles de sécurité en adéquation avec son profil. Ces données seront présentes sur toutes les plateformes et applications utilisées par l’organisation.

Création des comptes utilisateurs sans erreurs – En établissant un lien entre AFAS Profit et le système de gestion des comptes utilisateurs, les changements peuvent être implémentés directement sans perte d’informations. Dans des scenarios traditionnels, cela impliquerait une procédure manuelle d’envoi d’email sujette à des erreurs ou à de longs délais de traitement. Et imaginez les conséquences éventuelles si un comptes utilisateurs n’est pas désactivé lors du licenciement d’un collaborateur.

Disponibilité de fonctionnalités avancées à travers le réseau – AFAS Profit comporte de nombreuses informations pouvant influencer sur la qualité interne du provisionning. Les relations entre les managers et les collaborateurs sont stockées dans le SIRH, les managers peuvent être avertis de la création d’un nouveau compte par email, avec toutes les informations exactes du collaborateur considéré. Basé sur la relation stockée dans AFAS Profit, les managers peuvent aussi attribuer de nouveaux privilèges aux collaborateurs : nouvelle boite aux lettre, nouveau dossier utilisateur.

Quand un collaborateur quitte l’organisation, les comptes utilisateurs peuvent être nettoyés par phases. La première est la désactivation immédiate du compte utilisateur. Il peut ensuite être migré vers une OU spécifique. Il est aussi possible de déplacer les dossiers personnels de l’utilisateurs vers un second espace de stockage, ou de configure un répondeur automatique d’email et de transférer tous les messages entrants vers la boite du manager.

Niveau de service en respect avec les règles de conformité avec un personnel minimum – Dans beaucoup d’organisations, le temps nécessaire pour créer, modifier ou supprimer un compte représente en moyenne un minimum de 30 minutes. Le nombre de changement pour 100 utilisateurs représente 10 a week (Source: Gartner, IDC). En mettant en place une liaison avec AFAS Profit, les efforts fournis par les administrateurs systèmes et/ou support informatique seront quasiment réduit à zéro. Dans une organisation de 1000 collaborateurs, une personne pourra à temps plein se consacrer à d’autres tâches.

Niveau de service en respect avec les règles de conformité avec un personnel moins qualifié – En plus de fournir une liaison directe avec AFAS Profit, UMRA propose des formulaires qui aideront les agents de service support pour réaliser simplement les tâches relatives à la gestion des comptes utilisateurs. Quelques exemples pourraient être la réinitialisation/déverrouillage de comptes utilisateur, la validation des modifications établies par AFAS Profit. Dans la pratique, les formulaire UMRA demandent peu d’investissement dans l’effort d’administration des comptes utilisateurs.

Sécurité/Audit - Si il n’y a pas d’outils pour gérer les utilisateurs, tous le monde impliqué dans la gestion des comptes utilisateur a besoin de haut niveau de privilège dans le réseau. Ainsi, les agents du service de support doivent avoir des droits d’administrateur du domaine aussi bien que des accès vers tous les autres systèmes d’informations. Avec ‘User Management Resource Administrator’, des privilèges plus restreints sont implémentés. De plus, les agents pourront uniquement effectuer les tâches qui leurs auront été dédiées dans UMRA. Les accès directs ne seront plus nécessaires (ADUC ou NTFS).

Renforcement des règles de complexité – La gestion des comptes utilisateurs est régulée dans UMRA par l’intermédiaire de templates et profils. En utilisant ces templates et profiles, les administrateurs systèmes peuvent indiquer exactement comment un compte doit être crée. Ce mécanisme peut influencer positivement les règles d’audit imposées à une organisation ou imposées par le service qualité. Les diverses politiques de l’entreprises peuvent être implémentées par phases et pendant ce temps, les pollutions relatives aux comptes utilisateurs sont éliminées pas à pas. Réduire la pollution des annuaires aura pour résultat une baisse des failles de sécurité et rendra plus simple les changements implémentés dans le réseau.