Connecteur avec Sharepoint (DMS)

Sharepoint (DMS) s’assure que les salariés ont accès à la bonne information de plusieurs façons. L’information (documents) que les salariés peuvent consulter ou modifier dépend de leur fonction hiérarchique. Par exemple un collaborateur des RH peut avoir besoin d’accéder à la fiche d’évaluation d’un salarié. A l’exception du salarié lui-même et de son supérieur hiérarchique, aucun des autres salariés de l’organisation ne doit avoir accès à ce document.

UMRA offre un lien pleinement fonctionnel avec Sharepoint (DMS), conférant une création et une gestion entièrement automatisée des accréditations de connexion (profil utilisateur/mot de passe). A chaque nouvelle embauche, un compte sera automatiquement créé sous Sharepoint (DMS), et UMRA assignera automatiquement les attributs nécessaires (nom, service, numéro de poste…). Quand un employé quitte l’organisation, le compte qui lui était attribué sera fermé dans Sharepoint (DMS) en suivant une procédure établie (désactiver, migrer…). En plus de la gestion du compte utilisateur, le lien avec UMRA régule les droits d’accès du salarié sous Sharepoint (DMS). Il détermine ces droits en fonction du service et de la fonction du salarié au sein de ce service. UMRA offre différentes alternatives pour les cas où toutes les informations ne sont pas immédiatement disponibles (alimentation des données par un membre de la DSI, le supérieur hiérarchique du salarié ou le salarié lui-même).

Gestion des habilitations
Il est possible de spécifier quels utilisateurs peuvent avoir accès à une section particulière d’un document, quelles actions ils peuvent effectuer au sein de cette section de document (lire et/ou écrire) et gérer les autorisations des différentes équipes. Ces autorisations peuvent reposer sur la situation hiérarchique dans l’organigramme.

Création des données personnelles
Quand un salarié est embauché, un dossier personnel est automatiquement créé sous Sharepoint (DMS) et dans UMRA.