- Secteur :
- ONG
- Santé
- Produit(s) :
- HelloID
Première Urgence Internationale a choisi HelloID Service Automation
Première Urgence Internationale est une ONG Française qui vient en aide aux victimes civiles, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. Son objectif est d’apporter une réponse globale à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations victimes de crises humanitaires dans l’urgence jusqu’à leur permettre de retrouver autonomie et dignité.
Actuellement, elle est présente dans 22 pays à travers le monde avec 3 500 collaborateurs nationaux, 250 expatriés et 150 salariés au siège.
En 2022, Première Urgence Internationale met en œuvre le projet consistant à déployer O3656 de manière harmonisée dans ses 20 missions *, en suivant des règles de nommage et, surtout, en donnant aux responsables IT locaux la responsabilité de gestion des comptes de leur mission.
Première Urgence Internationale a décidé que Tools4ever serait l’éditeur parfait grâce à la fonctionnalité Service Automation de HelloID.
HelloID Service Automation donne accès aux processus de gestion des comptes à chacun des responsable, à la maille de ses responsabilités ( la mission ), dans un environnement simple de formulaires adaptés à chacune des actions – création ou modification de compte O365, création de compte Docusign – dans le respect des règles de nommage des comptes de Première Urgence Internationale. Il faut noter que de par ses contraintes opérationnelles spécifiques d’ONG, les turn-over de personnels, les créations et fermeture de compte O365 sont bien au-delà des % d’une entreprise standard et approche les 30% par an.
« La gestion des comptes sous O365 n’est pas forcément une opérations aisée pour des responsable IT dans les missions ayant des niveaux de formation et de compréhension très variable. Les consoles O365Admin et Azure ne sont pas d’une ergonomie évidente et simple. Nous souhaitions que les responsables locaux aient un accès simple et sécurisé à ce qui les concerne, sans qu’il n’y ait d’interférence entre les missions. »
Accès facilité aux formulaires HelloID via un portail en Self-Service.
Eric Maillot, Chef de projet PUI O365 nous explique :
« Seuls les responsables IT locaux accèdent aux formulaires de gestion qui les « prend en main » pour réaliser l’action qu’ils veulent faire. Tous les éléments invariants d’un compte O365 Première Urgence Internationale sont pré-renseignés : Préfixe du nom d’affichage, nom de domaine de l’adresse mail par exemple. La documentation des règles de nommage est accessible depuis HelloID et bien entendu, les identifiants de connexion sont les même que pour le compte O365. Tous ces éléments rendent l’utilisation de HelloID simple et efficace et les responsable locaux sont autonome dans la journée de leur formation ! »
Une intégration fiable entre HelloID et Office 365
L’intégration parfaite de HelloID avec Office 365 a été un élément clef dans le choix de l’IAM.
Eric Maillot, Chef de projet PUI O365 développe : « PUI avait besoin d’optimiser son statut de « Grande ONG » auprès de Microsoft et surtout que les missions optimisent, rationnalisent leur utilisation de cet environnement, tout en simplifiant les taches d’administration sur un parc de 2 000 comptes O365. Aujourd’hui, en régime de croisière c’est à peu près 1 000 formulaires/mois que les responsables IT locaux créés pour leurs besoins, en toute autonomie et sans intervention du siège. »
La solution est robuste ; elle a permis au siège de se désengager de cette gestion administrative des comptes de missions en toute confiance.
Satisfaction de fin de projet
La mise en œuvre de HelloID chez Première Urgence Internationale a rempli tous ses objectifs : Autonomie des missions dans leur gestion des comptes O365, simplicité d’utilisation, respect des règles de nommage de Première Urgence Internationale et transfert aisé de savoir d’un responsable IT à l’autre.
Sans négliger la suppression de ces tâches qui étaient faites par le siège, permettant à l’équipe siège de se consacrer à d’autres tâches et projets à plus forte valeur ajoutée.
Eric Maillot, Chef de projet PUI O365 conclue : « le projet a été mené sans incident, dans le planning que nous avions fixé et dans le respect du budget. Mieux, je tiens à souligner la qualité de l’accompagnement qui nous a été fourni, tant purement technique que sur les processus métier afin que la solution « colle » parfaitement aux besoins »
Et demain pour Première Urgence Internationale : évolution vers davantage de processus gérés via HelloID…
Aujourd’hui la plupart des comptes O365 de Première Urgence Internationale fonctionnent avec un licence Office E2 et un pack Office 2013. Conscient que l’évolution de l’environnement Microsoft va se faire vers un « tout licence », c’est-à-dire des comptes fonctionnant avec une licence Office E3, Première Urgence Internationale pose déjà les jalons pour que cette gestion ( affectation, retrait de licence sur un compte ) se fasse via HelloID, directement par les responsables IT locaux.
* Une mission étant en cours de fermeture, elle n’a pas été incluse dans le scope du projet, la 22ieme est l’Ukraine qui en 2022, du fait de l’actualité, a fonctionné de manière autonome et focalisée sur les urgences opérationnelles.
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