Port de Rotterdam

Le Port de Rotterdam choisit Tools4ever

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Port de Rotterdam

  • La solution de gestion des identités et des accès proposée par Tools4ever et offrant des possibilités telles que la gestion des autorisations et des accès basée sur un workflow prédéfini
  • Les comptes peuvent être créés, modifiés et supprimés beaucoup plus rapidement. Pas de pollution des données dans l'Active Directory, de telle sorte qu'il n'y a pas de coûts de licence superflus générés. Les processus de gestion des comptes sont délégués aux managers et employés habilités réduisant sensiblement la charge de travail du département informatique

UMRA facilite la gestion des comptes utilisateurs du Port de Rotterdam

La société du Port de Rotterdam dirige et gère tout le complexe industriel et portuaire de la ville de Rotterdam. Avec plus de 2000 comptes utilisateurs, la compagnie n'a pas mis longtemps à réaliser la valeur ajoutée qu'une solution de gestion des Accès et des Identité (IAM) pouvait lui apporter. En 2006 la compagnie à implémenté une solution Novell pour combler le vide. « L'implémentation de cette solution n'a finalement jamais été achevée » nous dit Kees Tuchscherer, manager du projet.

« Depuis sa mise en œuvre, l'outil de gestion de Novell a été mal utilisé et mal entretenu » Cet outil s'avère peu souple et n'est pas prêt pour des nouveaux développements tels que le cloud. En 2007, dans le cadre de l'externalisation d'une partie de nos services chez KPN nous leur avons demandé d'utiliser Novell mais ce logiciel ne leur était pas familier. Ceci signifiait que KPN avait peu de spécialistes susceptibles de savoir utiliser Novell, tout particulièrement suite à une réduction d'effectifs. Conséquemment en 2012 nous avons décidé de changer d'outil.

Les capacités d'intégration un élément clef du choix

Après avoir réalisé une étude, le Port de Rotterdam s'est mis en quête d'une solution. Plusieurs fournisseurs ont été rapidement écartés parce qu'ils ne fournissaient pas de support pour la méthodologie Scrum. Dans la foulée le Port de Rotterdam a également investigué les solutions IdM de Microsoft et de SAP.

« Nous utilisons SAP comme système de gestion des RH et pour implémenter les modifications des comptes utilisateurs. Cela paraissait donc logique de choisir la solution IdM de SAP. Mais il est très difficile de connecter SAP avec les solutions d'automatisation de Microsoft que nous utilisons. Réciproquement les solutions Microsoft sont difficiles à connecter à SAP. Nous avions donc besoin d'une solution procurant une intégration facile avec ces deux fournisseurs. C'est la raison pour laquelle nous avons opté pour Tools4ever » explique Kees Tuchscherer. En partie en raison d'un prix attractif et également grâce à une recommandation du département des travaux municipaux de la ville de Rotterdam, la Société du Port de Rotterdam a finalement décidé d'acquérir UMRA, la solution de gestion des comptes utilisateurs de Tools4ever.

"Nous sommes devenus opérationnels en moins de 4 mois, tandis que le Consultant de Tools4ever travaillait sur notre projet deux jours par semaine au maximum. Ce consultant était très expérimenté et méticuleux[...]"

Kees Tuchscherer, Manager du Projet

Une gestion des comptes utilisateurs transparente

UMRA fournit un lien avec SAP ERCP HCM ainsi qu'une gestion du workflow (WFM) et des possibilités de Self Service. Quand les Ressources Humaines rentrent un nouvel employé dans SAP, son manager reçoit une notification automatique par e-mail. Le manager peut alors vérifier les informations relatives au salarié et demander des ressources additionnelles par le biais du tableau de bord en Self Service., telles que des applications software en supplément de celles fournies par défaut, un téléphone mobile, un bureau, éventuellement un uniforme...

Après validation par le Manager le compte utilisateur du salarié est créé dans l'Active Directory. Quand des ressources supplémentaires sont demandées, le département concerné reçoit un avis de façon à prendre les mesures nécessaires.

Si un contrat de travail se termine, le compte utilisateur du salarié sera bloqué le jour adéquat et retiré après un lapse de temps prédéfini. « C'est une amélioration énorme par rapport à la configuration Novell » nous dit M. Tuchscherer ; « Auparavant nous devions procéder à un nettoyage annuel pour voir quels comptes nous pouvions supprimer. Maintenant nous utilisons un processus transparent, ce qui signifie que nous n'encourons plus des coûts de licence inutiles » Avant il existait également un décalage entre l'arrivée d'un nouveau salarié et la création de son compte. Cela prenait du temps. « Nous envoyions des notes intitulées « workflow notes » pour l'approbation des comptes et l'assignation des bonnes ressources au salarié approprié (environ 15 personnes). Chacune de ces personnes devait ensuite vérifier quelles actions elle devait accomplir. Grâce à UMRA le processus est devenu beaucoup plus performant : Uniquement la personne devant fournir la ressource est informée » ajoute M. Tuchscherer.

Opérationnel en 4 mois

Kees Tuchscherer est très satisfait de la façon dont s'est passée la mise en œuvre. « Au début nous avions des doutes sur la durée de l'implémentation. Mais finalement nous sommes devenus opérationnels en moins de 4 mois, tandis que le Consultant de Tools4ever travaillait sur notre projet deux jours par semaine au maximum. Ce consultant était très expérimenté et méticuleux ; il avait en outre une grande connaissance du produit et de sa mise en œuvre ».