Self-Service et Workflows

Augmentez la productivité avec le Self-Service et Workflows

Le service d'assistance IT joue un rôle crucial dans le support des employés pour optimiser leur productivité. Cependant, dans la pratique quotidienne, le helpdesk est souvent submergé de tickets, entraînant des retards et une pression accrue. Avec le Self-Service et Workflows, les employés disposent d'outils pour gérer plus de choses par eux-mêmes, ce qui permet au service d'assistance de se concentrer sur des problèmes plus complexes et à plus forte valeur ajoutée.

Allègement de la charge du service d'assistance IT : Les collaborateurs peuvent demander eux-mêmes des ressources informatiques. Une fois la demande validée par le responsable hiérarchique et/ou le responsable de la ressource, le service et/ou droit d'accès est attribué et restitué de manière automatique.
Autonomisation et satisfaction: Les collaborateurs ont la possibilité de demander eux-mêmes des ressources informatiques. Cela améliore leur indépendance et leur satisfaction, car ils n'ont pas besoin d'attendre l'intervention du service d'assistance.
Temps d’attente réduit, productivité accrue : En réduisant les temps d’attente des utilisateurs, les employés peuvent retourner au travail plus rapidement. Cela se traduit par un flux de travail plus rationalisé et une productivité globale accrue.

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Pourquoi choisir le Self-Service & Workflows ?

Efficacité et
économies

Avec le Self-Service et Workflows, les demandes routinières et courantes peuvent être traitées automatiquement. Cela signifie que le Helpdesk passe moins de temps sur des tâches répétitives et peut se concentrer sur des problèmes plus complexes et à plus forte valeur ajoutée. Cela conduit non seulement à une résolution de problèmes plus rapide, mais également à des économies de coûts significatives à long terme.

Augmentation
de la satisfaction des collaborateurs

En donnant aux collaborateurs la possibilité de réaliser certaines tâches IT par eux-mêmes, ils se sentent plus maîtres et indépendants. Cela conduit à une satisfaction et une motivation accrues. De plus, les temps d'attente sont réduits, résultant en une expérience utilisateur plus fluide et satisfaisante.

Flexibilité et
évolutivité

Au fur et à mesure que les entreprises se développent et évoluent, leurs besoins en matière d'IT peuvent également changer. Avec Self-Service et Workflows, il est facile d'ajuster ou d'étendre les processus pour répondre à ces besoins changeants. Cela assure un système à la fois flexible et évolutif, permettant aux entreprises de s'adapter facilement aux défis futurs.

Questions fréquemment posées

Demande autonome de ressources IT

Les collaborateurs ont la liberté de demander eux-mêmes les ressources IT dont ils ont besoin, que ce soit l'accès à une application spécifique, une nouvelle boîte mail ou un espace de stockage supplémentaire. Tout peut être facilement et rapidement demandé via des formulaires conviviaux.

Workflows automatisés

Chaque demande peut être guidée par un workflow prédéfini. Cela garantit que les demandes sont automatiquement transmises aux personnes appropriées pour approbation et que toutes les étapes sont exécutées de manière cohérente et efficace. Le système peut, par exemple, vérifier automatiquement si un employé répond à certains critères avant de lui accorder l'accès.

Délégation flexible des tâches IT

Avec le Self-Service, vous pouvez transférer la responsabilité de certaines tâches du département IT vers d'autres parties de l'organisation. Cela peut se faire de différentes manières:

Responsables de ressources : Souvent des gestionnaires fonctionnels ou des gestionnaires de licences responsables de systèmes ou d'applications spécifiques. Ils obtiennent une compréhension approfondie de qui a accès à quelles ressources et peuvent facilement accorder ou retirer l'accès.
Managers : En leur déléguant des tâches, ils prennent conscience des droits d'accès de leur équipe. Ils sont ainsi plus conscients de l'empreinte informatique de leur département et peuvent éviter des coûts de licence inutiles.

Self-Service pour les utilisateurs finaux

La fonctionnalité ultime de Self-Service est la délégation directe des tâches à l'utilisateur final. Les employés peuvent ainsi demander eux-mêmes des ressources IT via un catalogue, sans intervention de la helpdesk IT ou de leur manager. Cela augmente l'efficacité et permet aux employés d'obtenir rapidement les outils et l'accès dont ils ont besoin. Cependant, tout en offrant cette liberté aux employés, l'organisation conserve le contrôle. Les demandes peuvent par exemple être soumises d'abord pour approbation à un manager et/ou un responsable fonctionnel avant d'être traitées automatiquement.

Self-Service & Workflows and HelloID Service Automation

HelloID Service Automation est un module basé sur le cloud et fait partie de la solution de Gestion des Identités et des accès (GIA/IAM) d'HelloID. Ce module permet aux collaborateurs de gérer eux-mêmes de nombreuses tâches liées au travail. Ils peuvent demander en ligne l'accès aux ressources IT nécessaires. HelloID soumet cette demande à une personne responsable, et après approbation, l'accorde de manière automatisée. Cela permet de réduire l'intervention du Helpdesk IT, de diminuer le nombre de tickets et de décharger le département IT.

HelloID Service Automation

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Découvrez comment notre solution de GIA/IAM permet aux organisations de gérer de manière automatisée les utilisateurs et les droits d'accès, améliorant ainsi la productivité, la sécurité et la conformité, tout en réduisant les coûts.

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FAQ

Self-Service est une fonctionnalité d'HelloID Service Automation qui permet aux utilisateurs finaux ou à leurs managers de demander ou de revoker des ressources IT sans l'intervention du Helpdesk IT. Cela décharge le Helpdesk, augmente l'autonomie des utilisateurs finaux et assure une disponibilité plus rapide des ressources IT nécessaires.

Les workflows jouent un rôle essentiel dans le traitement automatisé des demandes des utilisateurs finaux ou des managers. Avec les workflows, vous pouvez définir précisément comment traiter ces demandes et différencier les types de ressources IT. Par exemple, vous pouvez stipuler qu'une demande d'accès à une application standard doit être automatiquement approuvée, mais une demande pour une application impliquant des coûts de licence élevés doit toujours être approuvée par un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel.

Bien que le self-service traite automatiquement les demandes des utilisateurs finaux, vous gardez toujours le contrôle, notamment grâce à l'utilisation de workflows, avec lesquels vous définissez en détail comment traiter les demandes. Si désiré, vous pouvez également définir que chaque demande doit d'abord être approuvée par un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel.

La solution de gestion des identités et des accès HelloID est conçue pour une mise en œuvre rapide et aisée. La module Service Automation, et en particulier le self-service, n'est pas une exception. Cependant, adopter le self-service implique de prendre des décisions sur la façon dont vous voulez façonner votre politique dans ce domaine et nécessite des configurations appropriées. Cela inclut la création des formulaires nécessaires pour demander des ressources, l'élaboration de workflows pour traiter (automatiquement) les demandes et la configuration du catalogue de self-service. Des experts de Tools4ever sont disponibles pour vous assister dans ce processus.