Onboarding
Onboarding : la clé de la réussite des collaborateurs
L’onboarding est un processus RH essentiel pour toute organisation. Dans cet article, vous découvrirez ce que recouvre exactement l’onboarding et trouverez plusieurs conseils pour l’optimiser. Nous montrons également comment une gestion professionnelle des identités et des accès peut encore améliorer les processus d’onboarding.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding comprend tout ce dont les nouveaux collaborateurs ont besoin pour se sentir à l’aise dans une nouvelle organisation et pour pouvoir effectuer leur travail. Pendant l’onboarding, le salarié découvre la culture d’entreprise, ses nouveaux collègues et les procédures de travail. Il est aujourd’hui également crucial qu’il dispose immédiatement, par exemple, d’un ordinateur portable, d’un smartphone et des bons logiciels. Les plateformes modernes de Gestion des Identités et des Accès (GIA), telles que HelloID, jouent donc un rôle actif dans le processus d’onboarding.
Différence entre onboarding et prise de poste
Onboarding et prise de poste sont souvent utilisés indifféremment, mais ne sont pas exactement la même chose. La prise de poste se concentre principalement sur la première phase de l’onboarding. Il s’agit de faire connaissance avec les collègues directs, les tâches, les systèmes et les consignes nécessaires pour bien exercer la fonction. C’est pratique, orienté tâches, et vise à rendre quelqu’un productif le plus rapidement possible.
L’onboarding est plus large et vise l’intégration dans l’organisation dans son ensemble. Il concerne aussi la découverte de la culture d’entreprise, des collègues d’autres services, des valeurs d’entreprise et des processus internes. La prise de poste commence le premier jour et doit être bouclée aussi vite que possible. L’onboarding est un processus d’intégration plus long, au cours duquel l’on apprend progressivement à mieux comprendre l’organisation.
Pourquoi un bon onboarding est-il important ?
Dans une économie de haute valeur, le personnel constitue le facteur de réussite principal. Aussi brillant que soit votre idée, si vous ne trouvez pas les bonnes personnes et si vous ne parvenez pas à les fidéliser, vos plans ne se concrétiseront pas. Un bon onboarding permet aux nouvelles recrues de démarrer rapidement et de contribuer aux objectifs. Tout aussi important, il favorise leur fidélisation. Voici quelques avantages d’un processus d’onboarding performant.
Avantages d’un onboarding solide
Productivité accrue : les collaborateurs comprennent plus vite leur rôle, contribuent plus rapidement aux résultats et savent plus tôt ce que l’on attend d’eux.
Satisfaction accrue : un bon onboarding renforce la motivation des nouvelles recrues et développe l’engagement.
Moins de turnover : l’onboarding évite que les personnes se remettent rapidement à chercher un autre poste.
Culture d’entreprise renforcée : les nouveaux collaborateurs se sentent plus vite partie prenante d’une organisation dotée d’une culture claire et inspirante.
Quelles sont les exigences d’un bon onboarding ?
Avec un bon onboarding, vous veillez d’abord à ce que le nouveau collaborateur se sente le bienvenu dans son nouvel environnement. Il faut également fournir aux nouveaux collègues toutes les informations et tous les moyens nécessaires afin qu’ils puissent exécuter les tâches attendues en toute autonomie le plus rapidement possible. Progressivement, ils doivent aussi mieux comprendre la culture de l’organisation, les objectifs et les valeurs internes. Un onboarding efficace est bien structuré, adapté à la fonction et constitue une base pour une motivation et un engagement durables envers l’organisation.
Bonnes pratiques pour un onboarding réussi
Nous pouvons traduire cela en un ensemble de bonnes pratiques concrètes pour l’onboarding :
Préparation soignée : veillez à ce que le badge d’accès, le poste de travail, les accès numériques et les supports d’introduction soient prêts dès le premier jour.
Accueil chaleureux : présentez l’équipe et planifiez un tour de présentation approfondi. Un trombinoscope en ligne peut être d’une grande aide.
Un plan : définissez une structure claire et une feuille de route avec des objectifs concrets pour les premières semaines.
Accompagnement : désignez un mentor ou un buddy disponible et accessible.
Retour d’information : planifiez des évaluations régulières afin de discuter de l’avancement et d’identifier les besoins complémentaires.
Avec une onboarding bien organisée, vous créez de la confiance chez les nouveaux collaborateurs et vous les rendez productifs encore plus rapidement.
Erreurs fréquentes lors d’un onboarding
Un onboarding de mauvaise qualité résulte le plus souvent d’une sous-estimation de son importance. La structure et la préparation font défaut et l’on se repose trop sur l’intuition et l’improvisation. Le manager n’a pas le temps, délègue l’accueil de manière ad hoc à un collègue et le nouveau collaborateur se retrouve, après une introduction vague, derrière un bureau avec une pile de documents non triés à lire. Tout cela sous le slogan : « Oui, c’est un peu chaotique, mais nous sommes une entreprise sympathique avec des collègues agréables et vous pouvez toujours tout demander ». Cela paraît convivial et accessible, mais cela fonctionne rarement en pratique.
Onboarding des collaborateurs à distance
Il existe des conseils supplémentaires pour l’onboarding de collaborateurs à distance. Pour les personnes qui travaillent beaucoup à domicile ou chez des clients, il faut faire un usage intensif des logiciels de collaboration numériques lors de l’onboarding. Il existe une large offre d’applications d’onboarding qui gèrent numériquement l’ensemble du processus et en suivent l’avancement. Vous pouvez également recourir à des outils d’e-learning avancés qui transfèrent les connaissances de manière professionnelle, adaptés aux besoins du collaborateur et aux connaissances déjà disponibles.
Il est tout aussi important d’accorder une attention particulière aux rencontres physiques pour ce groupe. Il est important d’utiliser le contact en face à face pour transmettre, par exemple, la culture et les valeurs d’entreprise. Il est de toute façon essentiel, dans les organisations où l’on travaille beaucoup à distance, d’établir de bonnes règles concernant la présence au bureau. Ce contact physique est important pour le processus d’adoption ultérieur, mais si chacun est présent à des jours différents, l’intégration en pâtit.
Comment mesurer le succès de l’onboarding
Il est également important de mesurer activement le succès de votre onboarding. Pensez par exemple aux points suivants que nous avons détaillés dans un précédent article de blog :
Évaluez de manière objective la satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de leur onboarding. Cela peut être parfois confrontant, mais constitue aussi le point de départ des améliorations. Une étude de marché précédente menée par un spécialiste RH et paie a montré que seule la moitié des collaborateurs étaient réellement satisfaits de leur onboarding récent.
Enregistrez combien de collaborateurs sont toujours en poste après, par exemple, 6 mois et la première année. Il existe une relation directe entre l’intention de rester et les expériences durant l’onboarding. Le taux de rétention est donc un indicateur clé de performance.
Mesurez le temps nécessaire pour que les collaborateurs deviennent réellement productifs. Surtout dans les processus métiers primaires où il faut produire et où le turnover est parfois naturellement plus élevé, il est important de rendre les personnes autonomes et opérationnelles le plus rapidement possible.
Comment HelloID peut aider dans le processus d’onboarding
Nous l’avons déjà évoqué : pour un onboarding réussi, il est important que tous les moyens soient disponibles dès le départ. Cela inclut des éléments physiques tels qu’un ordinateur portable, un uniforme et un badge d’accès. Mais il s’agit aussi de l’accès aux bons logiciels et aux données. Cela est encore parfois géré manuellement et les personnes doivent alors attendre un jour supplémentaire, voire plus longtemps, leurs logiciels et identifiants. C’est l’une des principales frustrations lors de l’onboarding.
Fournir automatiquement à chacun les bons logiciels et les bons moyens
Nous automatisons cela grâce aux fonctionnalités de provisionnement des utilisateurs, par exemple avec HelloID. Nous veillons ainsi à ce que chaque collaborateur dispose automatiquement, dès son entrée en fonction, des licences, comptes et droits d’accès nécessaires. La fonction occupée et le service de la personne sont pris en compte afin que chacun reçoive immédiatement les bons comptes et les bons droits.
Vous pouvez également connecter directement la plateforme IAM au système de Service Management qui gère la délivrance des équipements et des badges. Votre environnement IAM crée en temps utile, à partir des données RH, les tickets de service nécessaires afin que, le jour de l’onboarding, tous les équipements, badges et autres éléments soient prêts.
De l’onboarding au préboarding
Surtout, la plateforme est de plus en plus utilisée pour ce que l’on appelle le préboarding. Les nouveaux collaborateurs obtiennent déjà avant la date de début un accès, par exemple, à la messagerie, à l’intranet et aux applications métier, sans accès aux données sensibles. Avec ce préboarding, vous pouvez déjà découvrir tranquillement le nouveau service, les tâches et les applications. Vous pouvez aussi consulter, par exemple, votre futur planning. Vous avez ainsi une vision de votre nouvel environnement de travail avant même le premier jour.
En savoir plus ?
Vous souhaitez savoir comment les fonctionnalités de provisionnement de HelloID peuvent être utilisées pour vos plans d’onboarding et de préboarding ? Vous en trouverez davantage dans cet article de blog. Et ici vous trouverez plus d’informations sur la plateforme HelloID.