Offrez aux nouveaux collaborateurs un démarrage fluide

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C’est la meilleure façon de doucher l’enthousiasme pour votre nouveau poste: devoir attendre une demi-heure à l’accueil, un nouveau manager et des collègues à peine disponibles, un badge et un ordinateur portable pas encore prêts, et terminer la journée seul à un bureau avec une pile de documents à lire. Non seulement vous commencerez à douter chez vous de l’endroit où vous avez atterri. En tant qu’employeur, vous n’en sortez évidemment pas gagnant non plus.

Ce n’est pas ainsi que l’on résout la pénurie de personnel

Tout professionnel RH vous dira immédiatement qu’avec un onboarding aussi chaotique, voire inexistant, la probabilité qu’une personne reparte rapidement à la recherche d’autre chose augmente fortement. Dans une étude du spécialiste RH et paie Paychex, seule la moitié des collaborateurs se déclaraient réellement satisfaits de leur onboarding récent. Parmi les collaborateurs satisfaits, 70 % ont indiqué vouloir rester plus longtemps dans l’organisation, contre seulement 10 % pour ceux n’ayant pas bénéficié d’un bon accompagnement.

En tant qu’employeur, vous ne pouvez évidemment pas vous le permettre sur un marché où vous devez concurrencer pour attirer les talents. Cela nuit à votre marque employeur et, indépendamment de cela, représente un coût financier considérable. Le site national des offres d’emploi a calculé récemment qu’un poste vacant nécessite aisément deux mois pour être pourvu et que les coûts de recrutement s’élèvent en moyenne à deux mois de salaire. Et il s’agit d’une moyenne, il existe donc de nombreux employeurs et secteurs où ces chiffres sont encore plus élevés. S’y ajoutent les coûts de formation perdus lorsque quelqu’un part de nouveau après quelques mois.

La productivité demeure également un problème

De plus, un onboarding défaillant a un impact immédiat sur votre productivité. Non seulement le travail reste en suspens si quelqu’un part rapidement, mais il faut également beaucoup plus de temps pour rendre un nouveau collaborateur productif. Alors que, surtout dans les processus primaires des organisations, la pression temporelle est forte, des postes doivent être constamment pourvus et vous souhaitez donc que vos équipes deviennent autonomes le plus rapidement possible.

Le secteur de la santé est un exemple typique où vous souhaitez que les nouveaux collaborateurs puissent assurer rapidement des services en autonomie. La charge de travail y est élevée, les patients ne peuvent souvent pas attendre et, en même temps, le turnover est important et des intérimaires sont régulièrement mobilisés; par exemple pour remplacer en cas de maladie ou de congés, mais aussi pour absorber un pic soudain comme pendant la crise du Covid.

Et cela est en principe possible, car dans la santé les exigences de qualification sont souvent clairement définies et l’on travaille beaucoup avec des protocoles standardisés. Un collaborateur qualifié peut donc, en règle générale, commencer rapidement de manière autonome, à condition que, dès le premier jour, les vêtements, le téléphone, les comptes, le badge d’accès et les autres données soient disponibles. Personne n’est plus frustré qu’un infirmier ou une infirmière professionnel et motivé contraint de rester sur la touche, faute d’accès aux systèmes et de matériel adéquat. La qualité de l’onboarding a donc un impact direct sur la productivité du travail des organisations.

Un onboarding et un préboarding de qualité

En bref, il existe un excellent business case pour un onboarding professionnel et de qualité; il aide votre responsable RH à améliorer votre marque employeur et la rétention, tandis que les managers d’équipe bénéficient immédiatement de collaborateurs qui peuvent devenir autonomes plus rapidement.

De nombreux employeurs ont donc déjà franchi des étapes importantes pour professionnaliser leur onboarding. Dans un bon onboarding, le collaborateur suit un plan d’actions clair dès le jour où il ou elle signe son contrat. Vous disposez d’un mentor dédié responsable de votre accompagnement, un plan de formation structuré est en place et, le jour de votre onboarding, des éléments comme un ordinateur portable, un téléphone et un badge d’accès sont prêts. Et, bien sûr, vous disposez à temps d’un accès numérique à tous les systèmes et données nécessaires. C’est d’autant plus important que de plus en plus de fonctions sont exercées en mode hybride et que l’onboarding se déroule souvent en partie à domicile. Les salariés à distance et hybrides se sont d’ailleurs révélés particulièrement critiques vis-à-vis de leur expérience d’onboarding dans l’étude de Paychex.

Beaucoup d’organisations laissent encore passer des opportunités pendant la période comprise entre la signature du contrat et la date de démarrage effective. C’est précisément à ce moment que les personnes souhaitent en savoir davantage sur leur futur environnement de travail et qu’elles ont de nombreuses questions pratiques. C’est pourquoi de plus en plus d’organisations investissent, en plus de leur onboarding, dans ce que l’on appelle le préboarding. Les personnes obtiennent ainsi, bien avant la date de début, un accès au courriel, à l’intranet et aux systèmes de l’entreprise. Au moyen d’un programme d’instruction en ligne, vous pouvez par exemple découvrir plus en détail votre nouveau service, vos missions et tester déjà le nouveau logiciel. Vous obtenez également un accès au portail RH et vous rencontrez en ligne vos nouveaux collègues et votre manager. Vous savez ainsi, avant même le premier jour, beaucoup mieux où vous mettez les pieds.

Un onboarding et un préboarding modernes ne présentent que des avantages. Le manager de proximité accueille un nouveau collaborateur qui peut être productif plus rapidement et, en tant que collaborateur, vous vous sentez naturellement bien mieux lorsque tout n’est pas entièrement nouveau et que vous pouvez contribuer immédiatement.

Un onboarding et un préboarding intelligents avec HelloID

En tant que spécialiste IAM, nous sommes de plus en plus souvent impliqués dans les plans d’onboarding et de préboarding de nos clients. Pour l’information, les tutoriels en ligne et les workflows d’onboarding, vous utilisez bien sûr d’autres systèmes, mais HelloID veille à ce que chaque nouveau collaborateur obtienne à temps l’accès approprié aux applications et aux données. Quelques exemples:

• Un employeur active par exemple 30 jours avant l’onboarding de la personne l’ensemble des moyens informatiques, y compris les bons comptes et droits d’accès. Toutes les données sensibles restent toutefois bloquées automatiquement jusqu’au jour effectif de l’onboarding.

• HelloID peut également créer automatiquement à l’avance un compte de gestion des services, par exemple dans TOPdesk. Au moyen d’un workflow automatique, vous vous assurez que, le jour de l’onboarding, les éléments physiques tels que les ordinateurs portables, les smartphones et les badges d’accès sont prêts.

• Magentazorg est un exemple d’établissement de santé qui a déjà intégré le système de soins (Nedap Ons) à son préboarding. En tant que nouveau collaborateur, vous pouvez ainsi découvrir tranquillement le logiciel, consulter à l’avance vos plannings et même soumettre vos propres demandes de planning. Il est en outre défini via HelloID que vous ne pouvez pas consulter de données patients avant le jour de l’onboarding.

Pour Magentazorg, cette étape vers le préboarding était également très importante. Ils en ont dit davantage dans notre étude de cas:

“Auparavant, les nouveaux collaborateurs n’obtenaient l’accès aux systèmes informatiques qu’au moment de leur onboarding. Un véritable scénario cauchemardesque, car tout est nouveau alors que vous souhaitez simplement vous mettre au travail dès le premier jour. Nous avons résolu ce point et un nouveau collaborateur obtient désormais un accès à l’intranet et aux systèmes un mois à l’avance.”

Gestion du cycle de vie des identités dès le préboarding

Avec HelloID, vous pouvez ainsi configurer l’attribution automatique des comptes et des droits d’accès pour le préboarding et l’onboarding. Nous pouvons paramétrer des règles métier afin que, par exemple 30 jours avant la date de prise de fonction, les nouveaux collaborateurs reçoivent déjà les bons comptes et droits en fonction de leur rôle, de leur service et d’autres attributs. En attribuant d’abord un rôle temporaire, vous évitez qu’ils aient immédiatement accès à des données sensibles. Le jour de l’onboarding, le passage au rôle définitif s’effectue automatiquement afin que le collaborateur dispose immédiatement de tous les droits nécessaires pour travailler. Vous souhaitez savoir précisément comment cela fonctionne? Découvrez ici tout ce qui concerne l’utilisation du Module de Provisioning pour la gestion automatique des comptes et des droits.