Qu'est-ce que la Gestion des Identités et des Accès (GIA) et pourquoi est-elle importante pour les RH ?
La GIA gère les comptes utilisateurs et les droits d'accès aux systèmes IT pour tous les employés de l'organisation. Un nouveau collaborateur doit recevoir un compte et, selon son rôle, accéder à certaines applications, dossiers et données. Si le rôle de quelqu'un change, les droits d'accès doivent souvent être ajustés. Si la plateforme de GIA effectue ces modifications automatiquement, basées sur les données du système RH, cela se fait rapidement, sans erreur et allège le travail des RH.
Quel est l'impact de la mise en place de la GIA sur les activités quotidiennes des RH ?
En principe, les tâches restent les mêmes. Cependant, certaines opérations sont simplifiées. Lorsque de nouveaux employés sont enregistrés dans le système RH ou que leur fonction/rôle change, HelloID crée automatiquement les comptes et droits d'accès nécessaires. Une demande manuelle des RH n'est plus nécessaire. HelloID crée également un compte employé automatiquement dans le système RH. Maintenant que le système RH est la "source unique de référence" pour la gestion des comptes et des droits, il est important que les modifications du personnel soient toujours correctement et rapidement traitées.
Quel est le rôle des RH dans la préparation et l'implémentation de la GIA ?
Lors de la mise en place de la plateforme de GIA HelloID, le système RH devient le point de référence central pour la gestion automatisée des comptes et des droits d'accès. Pour cela, il est essentiel d'établir une liaison entre le système RH et HelloID. HelloID est équipé de connecteurs standards compatibles avec la majorité des systèmes RH utilisés couramment. La synchronisation des données entre le système RH et le format propre à HelloID s'effectue via le composant Identity Vault. Il est crucial de configurer cette synchronisation en collaboration étroite avec l'équipe RH, en tant que gestionnaire principal et utilisateur du système RH.
La création et la modification automatiques des comptes et des droits d'accès se font au sein d'HelloID grâce à un cadre de Role Based Access Control (RBAC). Les droits d'accès associés à chaque rôle dans l'organisation sont définis à l'aide de Règles Métier. Lors de l'implémentation de ce cadre RBAC, les RH doivent être impliqués car ils connaissent et gèrent la structure des fonctions de l'organisation.
Au final, les processus d'intégration, d'évolution et de sortie sont (principalement) automatisés. Les demandes de droits supplémentaires/temporaires et d'autres requêtes, comme les changements de nom en cas de mariage, peuvent également être automatisées. Il reste à déterminer les points de contact exacts entre les tâches manuelles et automatisées. Les équipes RH, en tant que responsables des processus RH, jouent un rôle crucial dans cette démarche.
Quelles nouvelles responsabilités les RH assument-ils avec la mise en place de la GIA ?
Une fois HelloID opérationnel, il est important que l'équipe de gestion d'HelloID et les RH restent en coordination. Les changements organisationnels, tels que de nouveaux droits, responsabilités ajustées et/ou nouveaux rôles, conduisent généralement à des ajustements dans le modèle RBAC et les Règles Métier. Ces ajustements doivent être coordonnés avant leur implémentation dans HelloID.
