RÔLE | Responsable RH
Simplifiez l'intégration et protégez les données des employés
En tant que responsable RH, votre équipe a des responsabilités étendues, allant du recrutement et de la sélection à la gestion des congés et des absences. De nos jours, de nombreuses tâches administratives sont de plus en plus numérisées, et avec les tensions sur le marché de l’emploi, l’accent est particulièrement mis sur le recrutement, le développement des talents et la fidélisation des employés. L’un des facteurs de succès dans l’attraction et la fidélisation des employés est de s’assurer que chacun dispose, dès le premier jour, de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement et agréablement. Dans ce contexte, une solution moderne de Gestion des Identités et Accès s’avère être un outil important dans ce domaine.
Facilitation de l'intégration et l'évolution de carrière
En connectant le système RH, HelloID peut traduire directement les changements de personnel dans le système RH en création ou modification nécessaire des comptes utilisateurs et des droits d’accès. L’intégration est rationalisée et, lors des changements de poste, les employés peuvent continuer à travailler sans problème.
Prévention des fuites de données
Lorsqu’un contrat de travail est terminé dans le système RH, HelloID s’assure que les comptes et droits d’accès correspondants sont automatiquement désactivés. Ainsi, nous prévenons les fuites de données et protégeons la vie privée des employés.
Processus de (self)service
HelloID rend les processus de service plus efficaces et moins sujets aux erreurs. Les changements de nom, les demandes d’accès temporaire et d’autres requêtes peuvent être gérés par les responsables (RH) eux-mêmes via des formulaires délégués. Les utilisateurs peuvent également gérer eux-mêmes certaines opérations via le portail self-service.
Moins de travail administratif pour le département RH
L’enregistrement des nouveaux employés et les modifications de personnel dans le système RH sont automatiquement traités par HelloID. Une demande manuelle de la part des RH n’est plus nécessaire. HelloID crée également automatiquement un compte employé dans le système RH.
Intégration et migration RH sans encombre
Avec sa large gamme de connecteurs, HelloID peut être rapidement connecté à tout système RH courant. Grâce au modèle Identity Vault, les données du système RH peuvent être facilement mappées au format interne d’HelloID. La migration vers un autre système RH se fait donc sans difficulté.
Questions fréquemment posées par les responsables RH
La GIA gère les comptes utilisateurs et les droits d’accès aux systèmes IT pour tous les employés de l’organisation. Un nouveau collaborateur doit recevoir un compte et, selon son rôle, accéder à certaines applications, dossiers et données. Si le rôle de quelqu’un change, les droits d’accès doivent souvent être ajustés. Si la plateforme de GIA effectue ces modifications automatiquement, basées sur les données du système RH, cela se fait rapidement, sans erreur et allège le travail des RH.
En principe, les tâches restent les mêmes. Cependant, certaines opérations sont simplifiées. Lorsque de nouveaux employés sont enregistrés dans le système RH ou que leur fonction/rôle change, HelloID crée automatiquement les comptes et droits d’accès nécessaires. Une demande manuelle des RH n’est plus nécessaire. HelloID crée également un compte employé automatiquement dans le système RH. Maintenant que le système RH est la « source unique de référence » pour la gestion des comptes et des droits, il est important que les modifications du personnel soient toujours correctement et rapidement traitées.
Lors de la mise en place de la plateforme de GIA HelloID, le système RH devient le point de référence central pour la gestion automatisée des comptes et des droits d’accès. Pour cela, il est essentiel d’établir une liaison entre le système RH et HelloID. HelloID est équipé de connecteurs standards compatibles avec la majorité des systèmes RH utilisés couramment. La synchronisation des données entre le système RH et le format propre à HelloID s’effectue via le composant Identity Vault. Il est crucial de configurer cette synchronisation en collaboration étroite avec l’équipe RH, en tant que gestionnaire principal et utilisateur du système RH.
La création et la modification automatiques des comptes et des droits d’accès se font au sein d’HelloID grâce à un cadre de Role Based Access Control (RBAC). Les droits d’accès associés à chaque rôle dans l’organisation sont définis à l’aide de Règles Métier. Lors de l’implémentation de ce cadre RBAC, les RH doivent être impliqués car ils connaissent et gèrent la structure des fonctions de l’organisation.
Au final, les processus d’intégration, d’évolution et de sortie sont (principalement) automatisés. Les demandes de droits supplémentaires/temporaires et d’autres requêtes, comme les changements de nom en cas de mariage, peuvent également être automatisées. Il reste à déterminer les points de contact exacts entre les tâches manuelles et automatisées. Les équipes RH, en tant que responsables des processus RH, jouent un rôle crucial dans cette démarche.
Une fois HelloID opérationnel, il est important que l’équipe de gestion d’HelloID et les RH restent en coordination. Les changements organisationnels, tels que de nouveaux droits, responsabilités ajustées et/ou nouveaux rôles, conduisent généralement à des ajustements dans le modèle RBAC et les Règles Métier. Ces ajustements doivent être coordonnés avant leur implémentation dans HelloID.
