CAS D'USAGE
Améliorer l'efficacité opérationnelle
Une gestion d'entreprise efficace grâce à une gestion centralisée, uniforme et automatisée des comptes utilisateurs et des droits d'accès.
Comment éviter que la gestion des accès ne freine vos opérations ?
La digitalisation est une priorité pour de nombreuses organisations. En plus des suites logicielles générales comme MS Office, des solutions spécialisées et avancées sont souvent utilisées pour des processus métier spécifiques, tels que les dossiers patients électroniques et les systèmes de planification. Ces solutions ponctuelles ont souvent leur propre structure de compte et méthodes d’accès, et tant que nous devons gérer ces systèmes séparément, cela représente un obstacle à l’optimisation de nos processus opérationnels.
Gestion centralisée et basée sur les rôles des comptes et des accès
HelloID organise depuis un seul endroit la distribution, la gestion et l’utilisation de tous les comptes utilisateurs et droits d’accès pour toutes les applications. Cela rend la gestion des comptes et des accès plus efficace et assure un accès uniforme, simple et rapide des utilisateurs à leurs applications et données.
Attribution et gestion automatiques des comptes et droits d'accès
- Les nouveaux utilisateurs peuvent commencer immédiatement. Selon le rôle de chacun, des droits d’accès et des comptes sont immédiatement accordés aux applications et données pertinentes.
- Pas de perte de temps lors des changements de rôle ou d’horaire. Les droits d’accès sont automatiquement ajustés en fonction du nouveau rôle de l’individu.
- Aucune tâche IT manuelle nécessaire pour la gestion des accès. La suppression des comptes en fin de contrat est également automatisée.
- Les changements dans l’organisation, tels que les rôles, responsabilités, droits, etc, peuvent être rapidement intégrés dans la structure des droits.
- L’attribution et la gestion des droits d’accès pour des groupes d’utilisateurs spécifiques (intérimaires, clients, etc.) peuvent être effectuées sans étapes manuelles.
- Aperçu simple des comptes et droits d’accès attribués, utile notamment pour les audits.
- Gestion des licences économique grâce à un inventaire simplifié des droits de licence attribués et à la désactivation en temps opportun des comptes inactifs.
Gestion efficace des demandes des utilisateurs
- Moins de charge sur les support grâce à une fonctionnalité de gestion simplifiée.
- Les managers peuvent eux-mêmes attribuer en ligne des droits d’accès supplémentaires aux utilisateurs.
- Fonctionnalités de self-service pour les utilisateurs finaux, y compris des workflows d’approbation en ligne.
- Vue claire des comptes et droits d’accès accordés, incluant des informations sur le demandeur et la personne ayant évalué la demande.
Accès simple et uniforme pour les utilisateurs finaux
- Les utilisateurs n’ont besoin de s’authentifier qu’une seule fois pour accéder à diverses applications et données.
- Les méthodes de vérification supplémentaires, comme l’authentification Multi-Facteurs, n’ont besoin d’être effectuées qu’une seule fois.
- Après avoir accédé, les utilisateurs peuvent facilement ouvrir leurs applications et espaces de données.
- Non seulement pour les employés réguliers, mais aussi pour d’autres groupes d’utilisateurs tels que les intérimaires, les clients ou les partenaires.
- Les tentatives d’accès aux systèmes et données sont centralisées, enregistrées et peuvent être rapidement analysées pour les rapports et audits.
Fonctionnalités
Comment nous implémentons une gestion efficace des comptes et des accès
7 étapes pouvant être configurées avec des solutions low-code ou no-code
- Système source: Intégration d’HelloID avec des systèmes sources tels que le système RH, SIS et/ou systèmes de planification. Les modifications dans les données sources sont ainsi automatiquement prises en compte dans HelloID.
- Personnes: Conversion des données sur les personnes/rôles des systèmes sources en une représentation commune dans HelloID à l’aide de la fonction « identity vault ».
- Règles métier: Définition des règles qui déterminent quels types de comptes et droits d’accès sont attribués à quelles roles, et dans quelles conditions.
- Systèmes cibles: Liaison d’HelloID avec des applications on-prem et/ou cloud. Cette étape peut se faire progressivement pour chaque application.
- Processus de service: Automatisation des processus, y compris les workflows d’approbation en ligne et l’activation dans les systèmes cibles. Ceci peut être configuré étape par étape pour chaque processus.
- Gestion des accès: En coordination avec, par exemple, Active Directory, mise en place de procédures d’accès telles que le Single Sign-On (SSO) et l’Authentification Multi-Facteurs (MFA).
- Rapports et audit: Configuration de rapports standards et spécifiques au client, ainsi que des fonctions de monitoring pour les analyses et audits.
Questions fréquemment posées
HelloID centralise la distribution, la gestion et l’utilisation de tous les comptes utilisateurs et droits d’accès pour toutes les applications. Cela signifie que les nouveaux utilisateurs obtiennent un accès immédiat selon leur rôle, les changements de rôle sont ajustés automatiquement, et il n’y a pas besoin d’intervention IT manuelle pour la gestion des accès. Cette automatisation élimine de nombreuses tâches routinières, conduisant à une gestion d’entreprise plus efficace.
HelloID offre une gestion automatisée des droits de licence. Ainsi, les utilisateurs inactifs sont automatiquement désactivés, optimisant les coûts de licence et évitant les dépenses inutiles.
Le concept de « shift left » consiste à déléguer les tâches de service, lorsque possible, à des techniciens de support IT moins spécialisés, à des managers d’équipe ou même aux utilisateurs finaux. Les techniciens IT plus spécialisés peuvent alors se concentrer sur d’autres tâches. Une plateforme de GIA moderne comme HelloID avec sa fonctionnalité de Service Automation simplifie les processus de service pour les équipes IT, mais offre également un portail de gestion intuitif pour les managers et un portail de self-service pour les utilisateurs finaux.
Un système source ou système de référence est une application métier gérant les informations d’identité originales sur lesquelles le système de GIA base la création des comptes utilisateurs. Par exemple, le département RH enregistre les données personnelles des employés et leur rôle convenu dans le système RH. Sur la base de ces informations source du système RH, HelloID crée un compte utilisateur pour cette personne, y compris les droits nécessaires pour son rôle.
Suite à la création d’un compte utilisateur et à l’attribution des droits associés dans HelloID, il est nécessaire d’intégrer ces données dans les applications utilisées par l’utilisateur. Ces applications sont désignées comme systèmes cibles. Par exemple, si HelloID établit un compte permettant l’accès à un système de planification, ce dernier est considéré comme un système cible pour HelloID. HelloID propose une vaste gamme de connexions standards facilitant l’intégration avec divers systèmes cibles.