ICN utilise HelloID
pour automatiser les actions dans son SI
ICN utilise HelloID pour automatiser les actions dans son SI.
L'ICN tient à partager son expérience avec HelloID, un logiciel de gestion des identités qui a transformé la manière dont il gère les accès et les autorisations aux personnels administratifs, aux vacataires, aux étudiants et aux candidats.
Contexte :
ICN compte actuellement plus de 6 000 utilisateurs, dont environ 3 500 étudiants. Chaque année, plusieurs milliers de candidats se pré-inscrivent pour intégrer l’établissement.
Avec une gestion complexe impliquant divers profils (administratifs, vacataires, étudiants, candidats…), ICN a souhaité industrialiser la gestion du cycle de vie de ses utilisateurs. La DSI s’est donc naturellement tournée vers une solution d’automatisation des processus et des attributions.
Grâce à HelloID, la gestion des utilisateurs issus de sources multiples (SIRH, ERP étudiants, ERP vacataires…) a pu être simplifiée.
Cette solution permet de traiter efficacement chaque utilisateur dès son arrivée, tout au long de son parcours (changement de poste, passage en année supérieure) et jusqu’à son départ.
Chaque jour, grâce au module provisioning d’HelloID, plusieurs centaines d’opérations sont réalisées sur les comptes des utilisateurs, aussi bien dans l’Active Directory que dans des cibles spécifiques comme la base de l’Université de Lorraine pour la gestion des étudiants, la base ERP pour la réécriture des emails de l’ensemble des utilisateurs et les mises à jour de dossiers étudiants, ou la préparation des fichiers ACADEM pour les enseignants.
« Nous avions des scripts semi-automatisés pour la gestion des comptes étudiants et des vacataires. La partie salariés étaient traitée manuellement. HelloID nous a permis de centraliser et d’uniformiser la gestion du cycle de vie des comptes utilisateurs quelque soit la source d’information (ERP, SIRH,..). La journalisation des traitements a également été un bonus non négligeable. »
Stéphane BLANC, IT Manager
Objectifs :
Centraliser et d’uniformiser la gestion du cycle de vie des comptes utilisateurs quelque soit la source d’information.
Quand Tools4ever a présenté sa solution HelloID, il était évident que le choix de l'ICN se porterait dessus.
Homogénéiser les informations provenant des systèmes sources pour avoir un meilleur suivi des comptes.
Automatiser la gestion des cycles de vie des comptes utilisateurs de l’ensemble des personnels administratifs, vacataires et étudiants d’ICN.
Connecter des cibles tierces pour simplifier le travail de traitement post-création et post-départ des utilisateurs.
Automatiser la gestion des alumnis lors de leur sortie pour garantir le maintien de leur adresse mail.
Choix : HelloID / Tools4Ever
Suite à une étude de plusieurs solutions de Gestion des Identités et des accès du marché, le choix s’est porté sur la solution HelloID de l’éditeur Tools4Ever notamment pour les raisons suivantes :
Un Environnement contrôlé de création et de modification des comptes pour éviter les erreurs et permettre une harmonisation.
Une solution IDAAS (Identity As A Service) en SaaS avec un modèle économique (souscription et flexibilité) correspondant aux possibilités de financement.
Une Automatisation du cycle de vie des comptes utilisateurs administratifs.
Un accompagnement et une assistance proactive de la part de l’éditeur permettant une prise en main et une autonomie rapide sur la solution.
La phase projet (une intégration progressive)
L’intégration du provisioning s’est faite dans le temps, en ajoutant à chaque étape une nouvelle source d’utilisateurs.
Initialement déployé en 2021 pour les étudiants et les vacataires, l’automatisation a évolué constamment jusqu’à inclure, début 2024, le cycle de pré-inscription des étudiants.
Cela permet désormais aux étudiants en attente de finalisation de leur dossier, de disposer d’un compte Active Directory temporaire au sein du domaine ICN leur permettant de remplir leurs informations personnelles manquantes et de valider leur souhait de réaliser leur année au sein de l’établissement.
Agrégation native pour gérer les Sources multiples
La gestion de sources multiples et le déploiement d’une nouvelle solution ERP en 2024 posent certains défis, notamment sur les problématiques de fusion des différentes bases RH, qui coexistent temporairement pendant la période de transition.
Toutefois, grâce à la fonctionnalité d’agrégation des comptes du module provisioning, Il est possible de faire co-exister les différents systèmes sources avec leur redondance tout en garantissant l’unicité des comptes utilisateurs du côté des systèmes informatiques cibles.
Perspectives
Dans les mois à venir, la fusion des systèmes sources devrait aboutir à une base ERP unique intégrant tous les profils d’utilisateurs, élèves compris.
Cette centralisation supprimera les vérifications d’agrégation et optimisera les traitements.
Il est également prévu d’intégrer l’outil ITSM courant 2025 afin de générer automatiquement des tickets de traitement en remplacement des notifications par e-mail lors des mouvements de personnel.
À terme, d’autres outils métiers spécifiques à ICN viendront compléter ce dispositif pour permettre une automatisation la plus poussée possible.