Single source of truth (SSOT)

Dans le monde actuel, orienté vers les données, la gestion précise et efficace de l’information est cruciale, notamment pour la Gestion des Identités et des Accès (GIA). Pour qu’une solution de GIA soit véritablement efficace, elle doit s’appuyer sur des données exactes et à jour. Des informations inexactes ou obsolètes peuvent entraîner des risques de sécurité, des problèmes de conformité, ainsi que des retards et des erreurs dans la gestion des utilisateurs et des accès. En utilisant une seule source de référence pour toutes vos données d’identité, vous vous assurez que toutes vos décisions sont basées sur des informations fiables et actuelles.

Qu’est-ce que le Single Source of Truth (source unique de référence ou SSOT) ?

Une source unique de référence, (SSOT en anglais pour « Single Source of Truth ») fait référence à une source de données centralisée et fiable qui conserve des informations cohérentes, précises et à jour, ce qui est essentiel pour rationaliser les processus de gestion des utilisateurs et des autorisations dans la GIA. Les termes source unique de référence et système d’enregistrement principal sont souvent utilisés de manière interchangeable, car ils soulignent tous deux l’importance d’une seule source fiable pour la gestion des données dans les processus d’entreprise. Dans notre contexte de Gestion des Identités et des Accès, nous adopterons donc la définition suivante:  « Source unique de référence (SSOT), également appelée source unique de vérité, se réfère à une source de données centralisée et fiable où les données et documents sont enregistrés une seule fois, garantissant ainsi leur cohérence, leur précision et leur actualité pour la réutilisation dans les processus d’entreprise via des systèmes spécifiques. »

La source unique de référence dans la Gestion des Identités et des Accès (GIA)

La source unique de référence (SSOT) est cruciale pour la gestion efficace des identités, des utilisateurs et des autorisations. Imaginez une organisation avec de nombreux systèmes et applications, chacun possédant ses propres données d’identité. Des informations contradictoires sur les utilisateurs peuvent facilement émerger. Par exemple, un employé peut voir sa fonction mise à jour dans un système, mais pas dans un autre, créant ainsi confusion et risques. Un utilisateur pourrait ainsi accéder à des données sensibles auxquelles il ne devrait pas avoir droit, ou un utilisateur légitime pourrait se voir refuser l’accès à des applications importantes.

En mettant en application le SSOT, une organisation assure que toutes les données d’identité pertinentes sont disponibles dans un système source précis et à jour. Ainsi, la solution de GIA a toujours une vision cohérente des utilisateurs, des rôles et des autorisations. Si quelque chose change dans le SSOT, le logiciel de GIA synchronise ce changement avec d’autres applications. Si une donnée est incorrecte quelque part, il suffit de la corriger dans le SSOT. Cette approche réduit le risque d’erreurs, simplifie la gestion des accès et renforce la sécurité.

Bien que l’implémentation puisse sembler complexe, la plupart des organisations possèdent déjà un SSOT avec leur système RH. Les systèmes RH contiennent des informations importantes sur les employés et leurs positions, ce qui en fait un choix logique comme système source. De plus, il est crucial d’entrer ou de mettre à jour les employés correctement et en temps voulu dans ces systèmes, car les salaires en dépendent. Un retard dans la saisie signifie pas de salaire, et ne pas retirer un employé après son départ entraîne un paiement de salaire non justifié. Cela signifie que, dans la pratique, le mode de fonctionnement d’un service RH ne nécessite généralement aucun changement. Le système RH n’a donc qu’à être officiellement reconnu comme la source unique de référence.

Plusieurs sources de référence

Le terme « Single Source of Truth » (source unique de référence) suggère l’existence d’une seule source centrale de référence. Cependant, dans la pratique, les organisations peuvent avoir plusieurs sources pour leur Gestion des Identités et des Accès (GIA). Cela est dû au fait que différents groupes d’utilisateurs sont souvent gérés dans des systèmes de gestion séparés. Chaque système agit alors comme une source de référence pour ce groupe spécifique.

Prenons l’exemple d’une grande école. Au-delà du système RH, qui contient les données d’identité des salariés administratifs et pédagogiques, il y a aussi un Système d’Information Étudiant (SIE) responsable de la gestion des données des étudiants. Ces deux systèmes sont des sources de références distinctes pour leurs groupes d’utilisateurs respectifs. Ils sont tous deux essentiels pour une une Gestion des Identités et des Accès efficace au sein de l’école.

Dans les Centres Hospitaliers, nous observons un scénario similaire. Ici, en plus du système RH pour les employés, le système de planification est utilisé pour gérer la relation entre les soignants et les patients. Ces deux systèmes sont des sources de référence distinctes avec leurs propres responsabilités.

Dans de telles situations, il est important d’intégrer correctement les différents systèmes dans votre solution de Gestion des Identités et des Accès. Ainsi, tous les utilisateurs sont correctement authentifiés et autorisés sur la base des informations les plus récentes et fiables.

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