Libre-service pour les managers
Qu’est-ce que le libre-service pour les managers ?
Manager Self-Service (MSS) est une application qui permet aux managers de gérer les données et les paramètres des collaborateurs au sein de leur propre équipe. L’application la plus connue se situe dans le domaine RH où les managers peuvent par exemple consulter et mettre à jour les données du personnel. Dans des environnements numérisés, vous souhaitez en tant que manager pouvoir également régler d’autres aspects pour vos collaborateurs. Vous souhaitez par exemple leur accorder vous-même et immédiatement l’autorisation d’accéder à une application nécessaire pour un projet. Ou donner à quelqu’un l’accès à un dossier de données spécifique. Pour ces besoins également, le libre-service pour les managers devient un outil de plus en plus puissant.
Dans cet article de connaissances, nous présentons d’abord des exemples concrets des usages RH courants du libre-service pour les managers. Nous montrons ensuite des usages plus récents où les managers peuvent, par exemple, attribuer et modifier eux-mêmes des comptes et des droits d’accès.
Libre-service RH pour les managers
Comme indiqué, la plupart des exemples de libre-service pour les managers se situent dans les domaines des RH et du recrutement. Voici quelques exemples :
Gestion du personnel : consultation du dossier d’un collaborateur ou enregistrement des promotions, des changements de fonction et d’autres modifications. Les évaluations et les comptes rendus des entretiens annuels peuvent également être gérés directement par les managers dans le système RH.
Gestion des congés et des absences : via cette fonctionnalité de libre-service, le manager peut approuver ou refuser les demandes de congés de son équipe. Les absences pour maladie peuvent également être enregistrées et suivies. Des tableaux de bord clairs sur les congés et la présence sont bien entendu disponibles pour le manager.
Gestion des salaires et des indemnités : consultation et approbation des salaires, bulletins de paie, primes, notes de frais et autres compensations financières.
Recrutement et sélection : les managers peuvent plus facilement publier et gérer eux-mêmes des offres d’emploi, évaluer les candidatures et sélectionner les candidats. Le tout se fait souvent avec l’accompagnement du service RH mais le manager peut travailler en ligne de manière autonome à partir des données disponibles.
Formation et développement : évaluer les demandes de formation ou les planifier directement pour un collaborateur. L’avancement des formations et des cours peut également y être suivi.
Avantages du libre-service pour les managers
Le libre-service pour les managers offre des avantages à plusieurs niveaux, de l’organisation dans son ensemble jusqu’au manager individuel et aux membres de son équipe :
L’organisation dans son ensemble profite du libre-service pour les managers, car le management fonctionne plus efficacement et peut prendre de meilleures décisions grâce à la disponibilité de données en temps réel. Les managers sont également encouragés à respecter la législation et la réglementation applicables.
En tant que manager, vous bénéficiez de nombreux avantages. Vous avez un meilleur contrôle de vos activités, un accès plus simple à vos données et cela facilite la communication avec votre équipe et la prise en compte de ses besoins.
Les collaborateurs en bénéficient également. Le traitement de leurs données et de leurs demandes est plus rapide, la communication avec leur manager est plus simple et il existe une plus grande clarté sur leurs attentes et leurs résultats.
Libre-service des ressources (IT) pour les managers
Les paragraphes précédents présentaient des exemples typiques liés aux RH, comme les bulletins de paie, les congés, etc., que vous pouvez gérer directement en tant que manager via un portail de libre-service.
Mais vos collaborateurs ont besoin d’autres éléments pour accomplir leur travail, allant d’un badge d’accès et d’un ordinateur portable à l’accès aux applications et aux données. Le libre-service pour les managers peut également y contribuer de manière significative. Deux types de systèmes sont souvent utilisés :
Outils ITSM
Les outils de gestion des services informatiques, ou outils IT Service Management (ITSM), servent à gérer divers éléments liés à l’IT pour les collaborateurs de l’organisation. Via un outil ITSM, il est par exemple possible de demander des licences logicielles ou du matériel tel que des ordinateurs portables, des téléphones et des imprimantes. Vous pouvez également signaler des incidents, soumettre une demande de réparation, ainsi que demander des actifs non IT comme des tenues de travail, des outils ou des badges d’accès. Les managers peuvent, via un portail, demander directement ce type d’éléments pour leurs collaborateurs ou évaluer en ligne les tickets de self-service soumis par les collaborateurs. L’outil ITSM gère les demandes et veille à leur exécution, notamment en envoyant des notifications aux services ou responsables concernés.
Plateformes de gestion des identités et des accès (plateformes IAM)
Les plateformes IAM telles que HelloID sont indispensables pour fournir aux collaborateurs les bonnes licences logicielles, les comptes et les droits d’accès. Une solution IAM peut souvent provisionner automatiquement les droits d’accès et les révoquer ensuite en fonction, par exemple, du rôle ou du service d’une personne dans l’organisation. HelloID offre en outre une fonctionnalité de self-service, y compris pour les managers, afin de traiter les demandes individuelles de logiciels, de comptes et de droits.
En pratique, ces systèmes fonctionnent de manière complémentaire. Un outil ITSM comme TOPdesk prend souvent en charge les processus liés à l’attribution et à la restitution des actifs. Lorsqu’un manager a besoin d’un nouvel ordinateur portable, l’outil ITSM, après approbation, envoie des notifications aux services ou responsables appropriés pour préparer et configurer l’ordinateur. Le destinataire reçoit ensuite un message indiquant que l’équipement est disponible et peut être récupéré.
TOPdesk exécute donc ces processus, mais la plateforme HelloID fournit souvent le déclencheur. Supposons qu’un collaborateur obtienne une nouvelle fonction d’infirmier. HelloID détecte ce changement dans le système RH et détermine, sur la base de règles métier, si le collaborateur a également besoin de nouveaux comptes et droits d’accès pour cette nouvelle fonction. Ces éléments sont alors automatiquement transmis aux systèmes cibles concernés. Il peut en outre être configuré dans une règle métier qu’une personne occupant la fonction d’infirmier a besoin d’un uniforme. Dans ce cas, HelloID enverra une notification à TOPdesk, après quoi ce système lancera le processus associé.
Libre-service pour les managers dans HelloID
Dans la plateforme IAM HelloID, nous provisionnons autant que possible les comptes et les droits d’accès de manière automatique. Nous le faisons en fonction de la fonction, du service ou d’autres attributs d’une personne. En moyenne, cela permet d’automatiser environ 80 % de toutes les actions liées aux comptes et aux autorisations. Les 20 % restants concernent des demandes individuelles, par exemple pour une licence spécifique ou un dossier de projet, qui doivent être traitées différemment. Pour cela, le module Service Automation est un outil essentiel. Il permet non seulement de simplifier et de rationaliser les tâches des équipes support, mais aussi de mettre en place des fonctionnalités de self-service pour les utilisateurs finaux et pour les managers.
Vous pouvez ainsi, en tant que manager, demander directement des applications et des droits d’accès pour vos collaborateurs. Un seul clic suffit souvent, sinon un court formulaire doit être rempli. Selon le type de demande et les règles internes, HelloID peut exécuter immédiatement la demande dans les systèmes cibles ou, par exemple, exiger qu’un responsable de ressource l’approuve au préalable. HelloID automatise ces workflows. Vous disposez ainsi d’une visibilité simple sur l’usage IT de vos collaborateurs et vous pouvez leur fournir rapidement des ressources IT supplémentaires lorsque cela est nécessaire.
Ces options de libre-service pour les managers sont disponibles par défaut via le tableau de bord utilisateur. Elles doivent uniquement être configurées pour votre environnement client spécifique. Il est également possible d’ajouter des options de libre-service supplémentaires propres au client. Pour cela, vous pouvez développer des 'delegated forms'. HelloID laisse donc toute la place au libre-service pour les managers.
En savoir plus sur le libre-service pour les managers ?
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