Qu'est-ce qu'un workflow ?

Un workflow est une séquence structurée d'étapes pour exécuter une tâche ou un processus, du début à la fin. Il détermine l'ordre des actions, les responsabilités et les points de décision.

Qu'est-ce que la gestion des workflows ?

La gestion des workflows consiste à concevoir, automatiser et optimiser les workflows au sein des organisations, ainsi qu'à gérer leurs interrelations.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de workflow ?

Un système de gestion des workflows (WMS) est une solution logicielle qui permet de concevoir, d'automatiser, de gérer et d'optimiser des workflows. Son objectif est de rendre les processus plus efficaces, plus transparents et plus cohérents.

Workflows

Que sont les workflows ?

Un workflow est un ensemble structuré d'étapes pour parcourir un processus donné et atteindre un objectif. Les workflows sont utilisés au sein des entreprises et des organisations pour améliorer l'efficacité et mieux organiser les tâches. Avec les workflows, nous détaillons les processus métier à l'aide d'étapes, de règles de décision, de rôles et de responsabilités. Ils constituent aussi un point de départ pour l'automatisation des services, les processus étant progressivement numérisés. Dans cet article, nous expliquons l'utilité et l'usage des workflows et la manière dont nous les mettons en œuvre dans l'automatisation des services de nos processus de gestion des identités et des accès HelloID.

En quoi consistent les workflows ?

Prenons d'abord un exemple concret de workflow. Comment organiser, au sein d'une entreprise, la commande et la livraison de nouveaux ordinateurs portables pour les collaborateurs ? Un tel workflow ressemble approximativement à ceci :

Demande, par un collaborateur ou un responsable, d'un ordinateur portable avec ses spécifications auprès du service IT ou des achats.
Évaluation de la demande par le service IT et ou le manager, y compris un contrôle budgétaire.
Commande passée par le service IT ou les achats auprès d'un fournisseur ou depuis le stock interne. La date de livraison prévue est ensuite communiquée à l'utilisateur.
Le service IT reçoit l'ordinateur portable et installe le système d'exploitation, les logiciels d'entreprise et les paramètres de sécurité, y compris le ou les comptes utilisateur et l'accès au réseau.
L'ordinateur portable est remis au collaborateur avec des instructions d'utilisation, de sécurité et de maintenance.
Le collaborateur teste et accepte l'ordinateur portable. La demande est alors clôturée, l'ordinateur est enregistré dans le système de gestion des actifs et la gestion démarre.

Il s'agit ici d'un processus d'achat et de livraison relativement simple, mais même dans ce cas, le workflow ci-dessus constitue une forte simplification. Pour décrire le processus avec une précision suffisante, il faut encore détailler ce workflow avec des étapes intermédiaires, des points de décision et des branches. Les spécifications et le budget peuvent par exemple varier selon le type de fonction et le service, et il en va de même pour les logiciels à installer. Une fois tous les détails intégrés, le résultat est un workflow complet qui décrit l'ensemble du processus de A à Z.

Pourquoi les workflows sont-ils importants ?

Un tel workflow détaillé fournit des instructions aux collaborateurs pour exécuter le processus manuellement. Il constitue aussi le point de départ pour numériser le processus. Un bon workflow n'apporte que des avantages :

De bons workflows aident à organiser les processus plus rapidement et plus efficacement et à les exécuter de manière cohérente.
Les workflows améliorent la collaboration au sein de l'organisation. Le workflow fournit en effet une répartition claire des tâches et des responsabilités.
Un bon workflow évite les erreurs. Non seulement parce que le processus est clair, mais aussi parce qu'il permet d'intégrer les points de contrôle adéquats.
De bons workflows soutiennent votre conformité, car lors des audits vous pouvez démontrer rapidement et de manière transparente comment vos processus sont exécutés.

En bref, un workflow vous aide à exécuter vos processus de manière correcte, efficace et traçable, et à les numériser selon les besoins.

Comment utilisons-nous les workflows dans HelloID ?

Dans HelloID, les workflows jouent un rôle important pour rationaliser et automatiser les demandes individuelles des utilisateurs. En général, les organisations peuvent gérer automatiquement environ 80 % de tous les comptes et droits d'accès en fonction des fonctions, des services et d'autres attributs des collaborateurs. Dans HelloID, nous le faisons avec le module Provisioning.

Cependant, pour les 20 % restants, il s'agit d'exceptions individuelles. Les personnes ont par exemple besoin d'une licence supplémentaire ou d'un dossier de données. Elles peuvent aussi avoir besoin d'accéder à une boîte aux lettres de projet ou vouloir modifier leurs paramètres de messagerie, etc. Pour cela, nous utilisons le module Service Automation et plusieurs options existent. Avec la délégation du helpdesk, chaque demande est encore évaluée manuellement puis exécutée par un technicien du helpdesk ou déléguée à un manager ou à un utilisateur clé. HelloID propose également un portail en self-service grâce auquel les utilisateurs finaux peuvent soumettre directement leurs demandes et les faire traiter automatiquement.

Le self-service est idéal, mais l'organisation souhaite naturellement rester en contrôle. Cela signifie que vous voulez toujours pouvoir évaluer une demande self-service. Le manager estime-t-il nécessaire que l'utilisateur obtienne la licence ou les droits d'accès concernés et la demande s'inscrit-elle dans les règles de gouvernance ? La licence est-elle coûteuse, entre-t-elle dans le budget ou disposons-nous de toute façon d'un nombre limité de licences ?

C'est pourquoi notre fonctionnalité de self-service inclut la possibilité d'ajouter et de configurer des workflows de vérification. HelloID propose plusieurs workflows de base qui peuvent être adaptés ou étendus. Vous pouvez notamment configurer les éléments suivants dans ces workflows de self-service :

Comment l'évaluation a-t-elle lieu ? Elle peut être entièrement automatique selon des critères définis, mais la demande peut aussi être routée vers un collaborateur pertinent qui la traitera par e-mail (avec un bouton de réponse) ou via l'interface utilisateur HelloID.
Qui évalue la demande ? L'option standard est qu'un propriétaire de produit et ou un manager évaluent une demande. Mais au moyen d'un filtre spécifique, vous pouvez aussi ajouter d'autres collaborateurs comme évaluateurs. Par exemple des personnes occupant une fonction spécifique ou appartenant à un service donné.
Quelle est la répartition des rôles lors de l'évaluation ? Chaque intervenant doit-il approuver la demande et selon un ordre spécifique ? Ou l'approbation d'un seul des évaluateurs suffit-elle ? Et que faire si quelqu'un ne répond pas à temps ?

L'essentiel est donc que nous pouvons configurer, pour chaque type de demande dans le portail self-service HelloID, un workflow d'approbation dédié. Avec les workflows HelloID, nous restons pleinement en contrôle, y compris lors de l'utilisation du self-service.

En savoir plus sur les workflows en self-service ?

Vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation des workflows dans le portail self-service de notre module HelloID Service Automation ? La page Service Automation sur notre site offre une vue complète des fonctionnalités et possibilités.

Workflows avec la GIA