Service Automation – Workflows

Les utilisateurs peuvent avoir besoin de divers services, tels qu’une licence, une application spécifique, une nouvelle boîte mail ou un accès à un espace de stockage partagé. Grâce au module Service Automation de la solution de gestion des identités et des accès (GIA) HelloID, les utilisateurs peuvent demander eux-mêmes ces ressources informatiques au moment où ils en ont besoin. Des workflows automatisés simplifient le traitement de ces demandes et l’attribution des ressources appropriées. Dans cet article, découvrez comment fonctionnent ces workflows, leurs possibilités et les avantages qu’ils offrent.

Que sont les workflows ?

Un des éléments clés du module Service Automation d’HelloID est le Self-Service. Grâce à cette fonctionnalité, les employés peuvent demander différentes ressources informatiques sans passer par le support technique. Les workflows automatisés jouent un rôle essentiel dans la gestion de ces demandes, vous faisant gagner un temps précieux. Inutile d’envoyer manuellement les demandes à la bonne personne pour approbation ou de vérifier si l’utilisateur satisfait aux critères d’éligibilité du produit.

Si l’utilisateur répond aux critères et que la demande est approuvée, HelloID Service Automation attribue automatiquement la ressource demandée via les workflows.

Trois workflows standard disponibles

HelloID propose par trois types de workflows d’approbation prédéfinis. Voici un aperçu rapide de leurs différences :

• Approbation par le propriétaire de la ressource : Ce workflow soumet les demandes des utilisateurs au propriétaire de la ressource concernée. Si celui-ci approuve la demande, HelloID exécute automatiquement l’action grâce au workflow.
• Approbation par le manager : Ici, la demande de l’utilisateur est soumise à l’approbation du manager de l’employé. Si ce dernier valide la requête, HelloID attribue automatiquement la ressource demandée.
• Approbation automatique : Dans ce workflow, HelloID soumet les demandes aux propriétaires des produits. Cependant, si aucune action n’est prise sous XX jours, HelloID approuve automatiquement la demande et rend la ressource disponible pour l’utilisateur.
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Configurer les workflows d’approbation

Les workflows dans HelloID ne sont pas figés et peuvent être personnalisés selon vos besoins. Vous pouvez même créer vos propres workflows sur mesure en fonction de vos préférences. De nombreuses options de configuration sont disponibles, telles que l’envoi de notifications par e-mail aux approbateurs pour éviter que des demandes ne passent inaperçues. Vous pouvez également configurer des notifications pour tenir les demandeurs informés de l’avancement de leurs requêtes.

Vous pouvez aussi choisir comment gérer l’approbation des demandes, avec trois options principales offertes par HelloID :

• Via la boîte de réception HelloID de l’approbateur : HelloID affiche un tableau de bord avec toutes les demandes en attente, ainsi qu’un historique des demandes traitées.
• Via l’e-mail de l’approbateur : Pour chaque demande, une notification par e-mail peut être envoyée à l’approbateur, avec un bouton intégré pour approuver ou rejeter la demande directement depuis l’e-mail. Si l’approbateur répond dans les 24 heures, il n’a même pas besoin de se connecter à HelloID.
• Action automatique : HelloID peut aussi traiter les demandes de manière entièrement automatique. La solution de GIA vérifie alors si le demandeur satisfait aux critères du produit demandé, puis approuve ou rejette la demande en fonction de cette vérification.

Qui approuve les demandes ?

Un aspect crucial de la configuration des workflows consiste à déterminer à qui soumettre les demandes pour approbation. HelloID propose trois options à cet effet :

• Propriétaire de la ressource : Pour chaque produit, vous pouvez créer un groupe de propriétaires de la ressource. Toutes les personnes de ce groupe sont responsables de l’approbation des demandes pour ce produit.
• Manager : Dans ce cas, les demandes sont soumises aux managers des demandeurs.
• Filtre personnalisé : Cette option offre une grande flexibilité. Vous pouvez, par exemple, assigner les approbations à un employé spécifique d’un département ou à des personnes occupant un poste particulier.

Vous pouvez choisir de faire approuver une demande par une seule personne ou par plusieurs. HelloID propose plusieurs options dans ce cas :

• Tous les utilisateurs doivent approuver : Chaque approbateur doit valider la demande. L’ordre des approbations n’a pas d’importance.
• Tous les utilisateurs doivent approuver dans un ordre séquentiel : Ici, tous les approbateurs doivent valider la demande dans un ordre prédéfini. HelloID soumet la demande à chaque approbateur l’un après l’autre jusqu’à ce que toutes les validations soient effectuées.
• Un seul utilisateur doit approuver : Vous désignez plusieurs approbateurs, et dès que l’un d’eux approuve la demande, HelloID exécute l’action.

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