Exigences de provisionnement automatique pour un SIRH

Par : Tjeerd Seinen 28 mai 2009

Produit et technologie

Le 26 mai dernier, j’ai animé un atelier lors du congrès Heliview sur l’Identity and Access Management. L’atelier consistait en une étude de cas sur la mise en œuvre d’UMRA chez Stichting Talant. L’étude de cas a été présentée avec expertise par Geert Huiting.

La seconde partie de l’atelier a pris la forme d’une session interactive au cours de laquelle j’ai approfondi plusieurs axes d’attention en matière d’Identity Management. Dans ce billet, je souhaite décrire l’un de ces sujets, car il a suscité une attention particulière de la part des participants.

Un axe intéressant était « Quelles exigences s’appliquent à un SIRH pour la mise en œuvre réussie d’un connecteur de provisionnement automatique ». Exemples de SIRH néerlandais: Beaufort (RAET), PIMS (Centric), AFAS Profit (AFAS), Perman (ADP), PMS (LogicaCMG), Exact, etc. mais aussi des systèmes internationaux: SAP HR, PeopleSoft, etc.

Qu’est-ce qu’un connecteur de provisionnement automatique avec un SIRH ?
Ce connecteur garantit que toute modification dans le SIRH est détectée puis répercutée dans le réseau. Par exemple: un collaborateur entre en service dans une organisation et est saisi par le service RH dans le SIRH par exemple Beaufort. Le SIRH contient les données d’identité et d’adresse du collaborateur ainsi que la date d’entrée, le type de contrat, le salaire, etc. Lors de la détection par le connecteur, un compte utilisateur est créé dans le réseau afin que le nouveau collaborateur puisse se connecter, envoyer des e-mails et accéder aux dossiers de service et aux applications dès son premier jour de travail. Le même type de modifications peut être appliqué lors des changements de fonction, de service et de site. Enfin, un compte peut aussi être « désactivé », ce que l’on appelle « de-provisioning ».

Exigences pour un SIRH
Quelles sont les exigences pour qu’un SIRH permette un provisionnement automatique efficace? Il est clair que la mise en place du provisionnement automatique offre de nombreux avantages pour le service IT: l’ensemble du processus de gestion des comptes utilisateurs est exécuté quasi automatiquement sur la base d’une source extrêmement fiable. Cette source contient en effet les informations salariales et est tenue à jour par le service RH, qui est généralement bien organisé sur le plan administratif.

En raison de ces avantages, les exigences suivantes sont souvent négligées par le service IT:

Ponctualité
Un compte utilisateur doit être créé et disponible le premier jour de travail d’un collaborateur. Il s’agit souvent du premier jour du mois. Dans de nombreux SIRH, un collaborateur n’est « ajouté » que le 15 du mois, juste avant le traitement des salaires. Si tel est le cas, il est essentiel d’adapter les procédures et la méthode de travail du service RH avant de mettre en place un connecteur. Il va sans dire que modifier une méthode de travail au sein des RH pour améliorer l’efficacité du service IT suscitera très probablement des résistances côté RH.

Exhaustivité
Pour tous les comptes utilisateurs du réseau, un contrat doit être présent dans le SIRH. Ce n’est très souvent pas le cas pour les intérimaires et les freelances. Ce type de collaborateurs n’est généralement pas enregistré dans le SIRH, faute d’obligation légale et parce qu’aucun paiement de salaire n’est effectué via ce système. Fait intéressant, ce groupe de collaborateurs génère souvent le plus grand nombre de modifications dans le réseau. Il est rare que les intérimaires et freelances soient tout de même saisis dans le SIRH aux seules fins du connecteur. Il n’y a pas d’urgence directe et le délai de traitement pour enregistrer un collaborateur temporaire dans le SIRH est en général trop long.

Il faut donc mettre en place une alternative pour les collaborateurs temporaires. Nous recommandons souvent de proposer un formulaire électronique via un portail web aux (assistant) managers afin que les services puissent gérer eux-mêmes le compte utilisateur d’un collaborateur temporaire.

Outre la question des collaborateurs temporaires, l’exhaustivité des informations dans le système RH pose également problème sur les points suivants: 1 remplissage du numéro BSN auparavant numéro SOFI. Le numéro BSN est nécessaire pour établir une identification unique entre le collaborateur dans le système RH et le compte utilisateur dans le réseau. Il arrive que le BSN ne soit pas présent à 100 % pour tous les collaborateurs dans le système RH. Parfois, le numéro 12 est saisi pour contourner le test des 11. 2 suivi de la relation entre collaborateur :: service :: manager. La relation entre collaborateur et service est souvent présente, mais la relation entre service et manager manque parfois. Avec la relation complète collaborateur :: service :: manager, il est possible d’automatiser entièrement diverses opérations liées aux comptes utilisateurs en direction du manager, par exemple: notification d’un nouvel entrant au manager, notification et traitement du départ d’un collaborateur désactivation du compte utilisateur, information du manager sur les comptes utilisateurs et les droits ou applications des collaborateurs travaillant dans son service, etc.

Exactitude
Les collaborateurs se soucient généralement moins d’une mauvaise orthographe de leur nom sur le bulletin de salaire que d’une erreur dans le nom d’affichage de la liste d’e-mails. Une information incorrecte par exemple nom de jeune fille au lieu du nom d’usage dans la liste d’e-mails entraîne immédiatement une demande de correction de la part du collaborateur. Cela signifie qu’une saisie correcte devient plus importante que ce qui est strictement nécessaire pour l’enregistrement standard dans le SIRH. Il s’agit notamment de: intitulé de poste, service, préférence de nom, orthographe du nom, etc.

Adhésion
La mise en place d’un connecteur accroît les exigences voir les points ci-dessus concernant l’enregistrement d’un collaborateur dans le SIRH. La plupart du temps, le service RH ne le perçoit pas immédiatement, mais une petite partie des tickets de la helpdesk IT se déplace de la helpdesk vers les RH. La cause d’une adresse e-mail mal orthographiée n’est pas une saisie erronée par le service IT, mais une saisie erronée dans le SIRH. En raison du connecteur automatique, la correction doit être effectuée dans le SIRH et le collaborateur doit donc contacter les RH plutôt que la helpdesk.

Ces points peuvent nourrir la réflexion lors du processus de mise en place d’un connecteur. Il s’agit d’un inventaire général. De nombreuses situations spécifiques à chaque organisation peuvent nécessiter d’autres approches.

Faites-moi savoir si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet. Vous pouvez me joindre chez Tools4ever par téléphone au 035 - 543 27 35 ou par e-mail à [email protected].

Connecteurs Tools4ever
Pour réaliser une mise en œuvre rapide et rentable, il est essentiel que le fournisseur de la solution d’Identity Management dispose d’un grand nombre de connecteurs prêts à l’emploi. Tools4ever est un éditeur de logiciels d’origine néerlandaise et propose un large éventail de connecteurs immédiatement disponibles pour le marché néerlandais. Voir Connecteurs Beaufort, AFAS, SAP HCM, Active Directory, Exchange, TopDESK, PlanON, Ultimo pour un aperçu des connecteurs.