Access Management- Par où commencer ?

Dans une organisation, garantir l’efficacité et la productivité des employés passe par un accès rapide et sécurisé aux bonnes applications et données. Mais en parallèle, il est essentiel de protéger les systèmes sensibles contre tout accès non autorisé. HelloID Access Management vous accompagne dans cette mission en simplifiant la gestion des accès et en automatisant de nombreuses tâches. Dans cet article, nous vous guidons dans la prise en main de cette solution, explorons ses fonctionnalités et vous aidons à faire les bons choix pour optimiser son intégration.

Qu’est-ce que HelloID Access Management ?

HelloID Access Management est un module cloud qui fait partie de la solution de gestion des identités et des accès (GIA) de Tools4ever. Il permet aux employés d’accéder facilement, rapidement et de manière intuitive aux applications dont ils ont besoin. Les collaborateurs utilisent souvent un large éventail d’applications, ce qui peut assez vite entraîner des complications. Pour des raisons de sécurité, chaque application exige des identifiants uniques, obligeant ainsi les utilisateurs à mémoriser plusieurs mots de passe. Dans la pratique, cela pose plusieurs défis : certains employés peuvent choisir des mots de passe peu sécurisés pour les retenir plus facilement, tandis que d’autres oublient leurs identifiants, ce qui accroît la charge de travail du service IT.

HelloID Access Management simplifie ce processus. Grâce à cette solution, les utilisateurs ne s’identifient qu’une seule fois, puis accèdent à toutes leurs applications via un tableau de bord ergonomique. Cela garantit une gestion des accès sécurisée tout en réduisant la charge de travail du support informatique.

Démarrer avec HelloID Access Management

Vous souhaitez mettre en place HelloID Access Management ? Une préparation en amont est nécessaire, et nos experts sont là pour vous accompagner dans chaque étape. Pour gérer correctement les accès aux applications, HelloID Access Management doit avoir accès aux données d’authentification sources. Il est donc important d’identifier où sont stockées vos informations utilisateur. Cela peut être dans Active Directory ou Microsoft Entra ID, mais aussi dans Google Workspace.

Si vous utilisez déjà HelloID Provisioning, votre gestion des comptes utilisateurs est entièrement automatisée. Cette solution cloud établit un lien direct entre votre système RH et vos comptes utilisateurs, ce qui simplifie le processus d’intégration, d’évolution et de départ des employés. Vous avez ainsi la garantie que les informations des comptes et les droits d’accès sont toujours à jour. HelloID Access Management s’intègre parfaitement avec HelloID Provisioning pour assurer une gestion fluide et efficace des identités.

Comment vos utilisateurs vont-ils se connecter ?

Une fois que vous avez défini où sont stockées vos données utilisateurs, il est temps de déterminer les méthodes d’authentification que vous souhaitez proposer. Par exemple, vous pouvez opter pour le « just-in-time provisioning », qui attribue des accès aux applications uniquement lorsque l’utilisateur en a réellement besoin. Cette approche est particulièrement utile si vous travaillez avec des freelances ou des intérimaires, car cela évite de leur donner des droits d’accès inutiles.

Vous gardez le contrôle total : vous pouvez choisir de proposer une seule méthode de connexion, ou bien d’en prendre en charge plusieurs. Il est également possible de combiner un système source comme Active Directory avec une authentification locale HelloID. Cette solution est idéale si vous ne souhaitez pas intégrer des travailleurs externes directement dans votre système principal. Toutefois, dans ce cas, le « just-in-time provisioning » ne sera pas disponible.

Quelles applications souhaitez-vous connecter ?

Avant de configurer HelloID Access Management, il est essentiel de définir les applications auxquelles vous souhaitez donner accès via le Single Sign-On (SSO), l’authentification unique. Cela peut inclure des solutions comme des CRM, des CEG, des applications de eLearning, etc. Pour qu’une application puisse être connectée, elle doit être compatible avec le SSO. Il est donc important d’identifier celles qui prennent en charge des protocoles comme SAML, OpenID Connect ou WS-Federation. Une fois cette vérification effectuée, nous collaborons avec l’éditeur de l’application pour établir l’intégration et procéder aux tests. Si une application n’est pas compatible avec le SSO, cela ne signifie pas forcément qu’une intégration est impossible. Dans de nombreux cas, nous travaillons avec l’éditeur pour trouver une solution et permettre la connexion avec HelloID. Si l’éditeur ne prend en charge aucun protocole SSO, il est parfois possible d’utiliser un plugin comme alternative. Toutefois, cela implique certaines contraintes, comme le déploiement du plugin sur tous les postes de travail pour garantir une intégration fluide.

Organiser et structurer vos données

Pour établir une connexion avec HelloID, il est également primordial que les données des utilisateurs soient bien structurées. Une intégration SSO nécessite toujours une clé d’association, qui peut être une adresse e-mail ou un matricule par exemple. Ces informations doivent être cohérentes entre votre système source et les applications concernées. Vérifiez qu’elles correspondent et apportez les modifications nécessaires si besoin. De plus, certaines applications peuvent exiger des données supplémentaires, comme un matricule, une date de naissance ou des informations complémentaires sur le nom. Ces informations ne sont pas toujours stockées par défaut dans votre système source, ce qui peut nécessiter son enrichissement. Dans d’autres cas, il suffit simplement de demander aux utilisateurs de compléter ces informations une seule fois.

À noter : La configuration et l’utilisation d’une intégration SSO peuvent entraîner des frais mensuels supplémentaires facturés par l’éditeur de l’application. Ces coûts varient selon les fournisseurs, il est donc conseillé d’anticiper ces frais et de contacter l’éditeur pour obtenir plus de détails si nécessaire.

Authentification multifacteur (MFA)

Avec le SSO, les utilisateurs se connectent une seule fois et accèdent ensuite à toutes les applications et sources de données auxquelles ils sont autorisés. Il est donc essentiel de sécuriser ces comptes de manière optimale. L’authentification multifacteur (MFA) permet d’élever le niveau de sécurité en ajoutant une étape supplémentaire à l’authentification. Dans ce cas, l’utilisateur ne se connecte pas seulement avec un nom d’utilisateur et un mot de passe, mais doit également utiliser un deuxième facteur d’authentification. Il peut s’agir d’une application d’authentification sur un téléphone mobile, d’un code envoyé par SMS ou encore d’un jeton matériel (hardware token).

Déterminez si vous souhaitez utiliser la MFA et quelle méthode correspond le mieux aux flux de travail des utilisateurs ou aux besoins de votre organisation. HelloID Access Management prend en charge plusieurs méthodes MFA, notamment FIDO, Push-to-Verify, SMS et e-mail. Il est également possible d’intégrer des solutions comme Microsoft Authenticator et Google Authenticator. De plus, si votre organisation utilise déjà certaines méthodes MFA ou des tokens, HelloID peut continuer à les prendre en charge.

Intégrations

Par défaut, HelloID Access Management fournit aux utilisateurs un accès centralisé à leurs applications via un tableau de bord ergonomique. Cependant, il est également possible d’intégrer HelloID dans votre propre environnement IT. Si votre organisation utilise une solution intranet ou une plateforme de gestion IT comme TOPdesk, AFAS, SharePoint, Embrace, triptic ou a&m impact, HelloID Access Management peut être intégré directement à ces outils. Dans ce cas, les utilisateurs se connectent à l’intranet de l’entreprise et accèdent à leur portail personnalisé regroupant toutes les applications, informations et outils de communication dont ils ont besoin. Grâce au widget HelloID, ils peuvent accéder à leurs applications professionnelles directement depuis leur intranet. Cette intégration permet de créer un environnement de travail numérique fluide et intuitif, facilitant l’expérience utilisateur au quotidien.

Prêt à passer à l’action ?

Vous souhaitez mettre en place HelloID Access Management dans votre organisation ? Vous trouverez plus d’informations ici. Si vous avez des questions ou souhaitez échanger avec nos experts, contactez-nous dès maintenant.